CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Los archivos de la administración deberán implementar un sistema de conservación en cada una de las fases en el ciclo vital de los documentos, en los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes, se deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma y mantenimiento del soporte y texto mediante medidas de restauración de los documentos de archivo.

Uno de los problemas más importantes que tiene nuestro Patrimonio Documentales el de su conservación, tanto desde el punto de vista de su integridad física como de su integridad funcional, El término “conservación”, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

Que se debe utilizar para la conservación documental: la reunión física de documentos, ya sean folios o expedientes agrupados con ganchos o costuras, dentro de la conservación y la archivística se define como unidad de conservación, base de cualquier archivo. Estas unidades son:

CAJAS
En conservación preventiva la caja es considerada como la unidad que ofrece las mejores garantías, para la protección de la documentación durante las fases de depósito y manipulación. Actualmente el mercado presenta una amplia variedad de estilos, si embargo, no todas poseen las características necesarias en cuanto a material, construcción y diseños.

Entre ellas podemos encontrar la elaboración con:

Polipropileno: son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general son bastante herméticas. Esta última característica posibilita que se genere, por es casa ventilación, micro climas que facilitan la proliferación de agentes patógenos como hongos y bacterias.


Cartón: Son de bajo costo, resistente a la manipulación y reaccionan satisfactoriamente como barrera frente a fluctuaciones medio ambientales. Sin embargo, por ser fabricantes en nuestro medio con cartones ácidos, requieren de la aplicación de un recubrimiento que evite la migración, pro contacto, de la acidez del cartón a los documentos. Se recomienda, como barrera adicional uso de carpetas desacidificadas para los expedientes contenidos en estás unidades.




LEGAJO
El legajo se define como un conjunto de diversos documentos que pueden presentar tipos de papel, formatos y técnicas de registro diferentes, y conforman una unidad. Dentro de este tipo se puede encontrar.





GANCHO DE PLASTICO

Nos sirve para proteger el documentos del oxido o de dañarlos




CARPETA DE CARTÓN

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos por su almacenamiento y preservación


TOMOS

Cada una de las partes, de obras impresas o manuscritas de cierta extensión, con paginación propia y encuadernada de forma separada.

GAVETAS

Para la ordenación de las carpetas



ESTANTERIA Para las cajas de archivo dependiendo en la fase del archivo que están archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.



LO INAPROPIADO PARA LA CONSERVACIÓN:

PAQUETES:

Es la unidad de embalaje más común para documentos de archivo. Consiste en la agrupación de varios documentos o expedientes, enteramente envueltos, amarrados con cordel e identificados con un rótulo adherido a una de sus caras. Este medio es el menos indicado para la conservación de material documental, ya que el cordel y sistema de amarre ocasiona roturas durante la manipulación, adicionalmente puede creara un medio ambiente propicio para el desarrollo de agentes de deterioro biológico y no protege la documentación durante los procesos de depósito, manipulación y consulta.

A – Z
Técnicamente ya no se utiliza en la conservación de documentos anterior mente sí. Cuando los documentos no se protegen del polvo hay deterioro. El cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernación, produciendo enmendaduras, que por fricción, ocasionan ala documentación deterioro de tipo físico mecánico, roturas y rasgaduras. Las sustitución de la cuerda por cinta de falla soluciona parcialmente este o conveniente. Personal técnico para la conservación documental la manipulación ejercida durante los procesos de gestión, consulta y depósito se ha constituido en uno de las causas de deterioro más relevantes, paro lograr la adecuada conservación de documentos de archivo. Esta problemática plantea la imperiosa necesidad de emprender, en las diferentes instancias de la administración, jornadas de capacitación y sensibilización que permitan regular y controlar los graves deterioros producidos durante los procesos de manejos de la documentación.